Häufige Fragen – Digitale Unabhängigkeit für Ihr Unternehmen
Antworten auf die wichtigsten Fragen zu Softwarekosten, Datenschutz, CLOUD Act, NIS2 und selbst gehosteter Software für KMU.
Häufige Fragen
Kosten & Kontrolle
Warum steigen meine Softwarekosten jedes Jahr, obwohl ich nichts Neues kaufe?
Abo-Modelle sind so konzipiert, dass die Preise jährlich steigen – meistens still und automatisch. Dazu kommen versteckte Kosten: Zusatzmodule, mehr Nutzerlizenzen, Schulungen nach Updates, Ausfallzeiten. Studien zeigen, dass Unternehmen im Schnitt 44 % ihrer Softwarelizenzen nie vollständig nutzen – bezahlen aber trotzdem.
Die ehrliche Rechnung sieht fast immer schlechter aus als der monatliche Rechnungsbetrag.
→ Berechnen Sie Ihre echten Softwarekosten
Was kostet eine eigene IT-Infrastruktur wirklich – ist das teurer als Cloud-Abos?
In den meisten Fällen ist es günstiger – besonders langfristig. Ein selbst gehostetes System für 10 Nutzer kostet typischerweise €49–99 pro Monat für Hosting und Wartung. Vergleichbare Abo-Lösungen kosten €50–120 pro Nutzer – also €500–1.200 pro Monat für dasselbe Team.
Der Unterschied: Beim Abo zahlen Sie linear mit jedem Nutzer mehr. Bei selbst gehosteter Software bleibt der Preis weitgehend konstant – egal ob 5 oder 50 Nutzer.
Gehören meine Unternehmensdaten wirklich mir?
Wenn Ihre Daten auf fremden Servern liegen, gehören sie rechtlich zwar Ihnen – aber der Zugang, die Verfügbarkeit und die Sicherheit hängen von der Entscheidung eines anderen Unternehmens ab. Preiserhöhungen, Servicekündigungen, technische Ausfälle oder behördliche Zugriffe können Sie nicht verhindern.
Echte Datenkontrolle bedeutet: Ihre Daten laufen auf einer Infrastruktur, die Sie kontrollieren.
Recht & Sicherheit
Was ist der CLOUD Act und warum betrifft er auch mein Unternehmen in Deutschland?
Der US CLOUD Act (2018) erlaubt amerikanischen Behörden, auf Daten zuzugreifen, die bei US-Unternehmen gespeichert sind – unabhängig davon, ob diese Daten physisch in Europa liegen.
Das bedeutet: Wenn Sie Dienste amerikanischer Anbieter nutzen, können US-Behörden theoretisch auf Ihre Kundendaten, Verträge und interne Kommunikation zugreifen – ohne Ihre Kenntnis und ohne deutsches Gerichtsverfahren. Das steht im direkten Widerspruch zur DSGVO.
Ist meine aktuelle Software DSGVO-konform?
Das hängt davon ab, wo Ihre Daten verarbeitet werden und mit wem der Anbieter Daten teilt. Ein europäisches Rechenzentrum allein reicht nicht – wenn das Unternehmen US-amerikanisch ist, gilt trotzdem der CLOUD Act.
Drei Fragen die Sie sofort stellen können:
- Wo sitzt das Mutterunternehmen meines Anbieters?
- Welche Subunternehmer werden eingesetzt?
- Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag?
Was bedeutet NIS2 für mein Unternehmen?
NIS2 ist die EU-Richtlinie zur Netzwerk- und Informationssicherheit, die seit Oktober 2024 gilt. Sie erfasst deutlich mehr Unternehmen als die Vorgängerversion – auch viele KMU aus Branchen wie Gesundheit, Energie, Transport und deren Zulieferer.
Pflichten: Risikoanalysen, Meldepflichten bei Vorfällen, Sicherheitskonzepte, Haftung der Geschäftsführung.
Unternehmen mit eigener, kontrollierbarer Infrastruktur haben bei der Compliance einen strukturellen Vorteil.
Technologie & Migration
Was ist selbst gehostete Software – und brauche ich dafür IT-Kenntnisse?
Selbst gehostete Software läuft auf einem Server, den Sie oder Ihr Dienstleister kontrolliert – nicht auf den Servern eines fremden Unternehmens.
Sie brauchen keine IT-Kenntnisse, wenn jemand Einrichtung und Wartung übernimmt. Das ist vergleichbar mit einem eigenen Bürogebäude vs. einem Schreibtisch im Coworking: Sie müssen keine Klempnerarbeit machen – aber Sie entscheiden, wer den Schlüssel hat.
Wie lange dauert die Migration von meiner aktuellen Software?
Das hängt von der Ausgangssituation ab:
- Kleines Unternehmen, Umstieg von Excel: 2–4 Wochen bis zur Produktivität
- Komplexe Migration mit historischen Daten: 2–4 Monate
Eine gute Migration ist nicht das Umziehen von Daten – sondern das Überdenken von Prozessen. Wer das richtig macht, arbeitet danach schneller, nicht langsamer.
Ist Open-Source-Software sicher?
Ja – und in vielen Fällen sicherer als proprietäre Alternativen. Tausende Entwickler weltweit prüfen den Code kontinuierlich. Kritische Infrastrukturen weltweit – Banken, Behörden, Militär – laufen auf Open-Source-Software, gerade weil sie transparent und prüfbar ist.
Proprietäre Software hat denselben Code – nur sieht ihn niemand außer dem Hersteller.
Warum wechseln europäische Behörden gerade zu Linux und Open-Source?
Es geht nicht nur um Datenschutz. Es geht um strategische Unabhängigkeit.
Mehrere europäische Länder und deutsche Bundesländer haben erkannt: Wer seine IT-Infrastruktur nicht selbst kontrolliert, ist geopolitisch erpressbar. Handelspolitik, extraterritoriale US-Gesetze und steigende Lizenzkosten haben diesen Schritt beschleunigt.
Was Regierungen heute entscheiden, wird in 3–5 Jahren der Standard für Unternehmen sein.
JJ Tycho Systems
Für welche Unternehmensgrößen ist das geeignet?
Ab 1 Nutzer. Vereine, Selbstständige, kleine Teams und mittelständische Unternehmen bis 200 Mitarbeiter sind die häufigsten Nutzer. Der entscheidende Faktor ist nicht die Größe, sondern die Frage: Wollen Sie kontrollieren, was mit Ihren Daten passiert?
Kann ich klein anfangen und später erweitern?
Ja. Die meisten starten mit einem Bereich – Dateiverwaltung, Buchhaltung oder Kommunikation – und erweitern schrittweise.
Tycho Operations, Platform und Automation sind drei Türen in denselben Raum. Sie entscheiden, durch welche Sie zuerst eintreten.
Was ist der Unterschied zwischen Tycho Platform, Operations und Automation?
Tycho Platform ist das operative Rückgrat: ERP, Buchhaltung, Lager, Projekte, CRM.
Tycho Operations ist der persönliche Raum: eigene Cloud, Fotos, Dateien, Kommunikation – alles was bisher auf fremden Servern lag.
Tycho Automation verbindet beides: Workflows, die automatisch laufen, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren.
Was passiert mit meinen Daten, wenn wir zusammenarbeiten?
Ihre Daten bleiben auf Ihrem Server. Wir richten ihn ein – aber er gehört Ihrer Infrastruktur. Wir haben keinen dauerhaften Zugriff. Fernwartung erfolgt nur mit Ihrer Freigabe.
Sie sind nicht unser Produkt. Sie sind unser Auftraggeber.
Support & Systemprobleme
Mein ERPNext startet nicht – was soll ich als erstes prüfen?
Die häufigsten Ursachen in der Reihenfolge die am schnellsten löst:
- Docker-Container nicht aktiv – prüfen Sie ob alle Services laufen
- Festplatte voll – ERPNext bricht bei unter 500 MB freiem Speicher ab
- Datenbankverbindung unterbrochen – MariaDB oder Redis können nach Updates einen Neustart brauchen
- Fehlgeschlagenes Update – ein halb durchgeführtes Update blockiert den Scheduler
Wenn das nichts bringt: Wenden Sie sich an jemanden der diese Installation kennt – nicht an ein generisches Support-Forum.
Mein Server schlägt Alarm. Echter Angriff – oder Fehlalarm?
Drei Signale die auf einen echten Angriff hindeuten:
- Viele fehlgeschlagene Login-Versuche in kurzer Zeit (SSH, Nextcloud, ERPNext)
- Ungewöhnlicher ausgehender Datenverkehr zu unbekannten IP-Adressen
- Prozesse die Sie nicht gestartet haben und CPU oder RAM verbrauchen
Fehlalarm typischerweise: CrowdSec blockiert eine bekannte eigene IP, ein Backup-Job läuft zur ungewohnten Zeit, ein automatisches Update verursacht kurze Lastspitzen.
Faustregel: Wenn Daten oder Zugangsdaten betroffen sein könnten – behandeln Sie es als echten Angriff bis das Gegenteil bewiesen ist.
→ Alles zur IT-Sicherheit auf unserer Lösungen-Seite
Ich vertraue der ePA nicht. Wie bewahre ich meine Röntgenbilder und Befunde sicher auf?
Die ePA ist für viele eine sinnvolle Lösung – aber nicht die einzige. Wer die Kontrolle selbst behält, kann Nextcloud auf einem eigenen Server einrichten: DSGVO-nativ, ohne US-Cloud-Anbieter, ohne Datenzugriff durch Dritte.
Dazu kommt ein DICOM-Viewer direkt in Nextcloud – Röntgenbilder öffnen im Browser, keine externe Software.
Für Patienten und pflegende Angehörige die souveräne Alternative: Ihre Aufnahmen, Ihr Server, Ihr Zugang.
→ Medizinische Bilder auf unserer Lösungen-Seite
Mein Bildarchiv ist außer Kontrolle – Fotos, Videos, Broschüren überall. Was tun?
Mit jedem Mitarbeiter, jeder Kampagne, jedem Kunden wächst der Ordner – aber die Struktur nicht mit. Immich löst dieses Problem mit KI-gestützter Erkennung: Es findet Bilder nach Gesicht, Ort, Objekt und Datum – ohne dass Sie vorher alles manuell benennen.
Für Dokumente, Broschüren und PDFs übernimmt Paperless-ngx das Archivieren und Durchsuchbarmachen.
Beide Systeme laufen selbst gehostet auf Ihrem Server.
→ Immich und Paperless auf unserer Lösungen-Seite
Wie macht eine kleine Arztpraxis QM ohne teure Softwarekosten?
QM bedeutet im Kern: dokumentierte Prozesse, nachvollziehbare Abläufe, regelmäßige Überprüfung. Das erfordert keine teure QM-Software.
- Paperless-ngx – DSGVO-konforme, durchsuchbare Dokumentenablage
- ERPNext – Checklisten, Aufgaben und wiederkehrende Prozesse
- n8n – automatische Erinnerungen an Fristen
Zusammen ergibt das ein vollständiges QM-System – ohne Lizenzkosten, auf Ihrem Server. Branchenspezifische Akkreditierungsanforderungen (QEP, KTQ) prüfen wir individuell.
Wie richtet ein BOS-Drohnentrupp TEXSAR ein?
TEXSAR gibt einem Drohnentrupp ein gemeinsames Lagebild in Echtzeit – ohne kommerzielle Plattform.
Was Sie brauchen: Mini-PC oder Laptop, FreeTAKServer + TEXSAR-Integration, TAK-fähige Endgeräte. Installation: 2–4 Stunden. Läuft offline, kein Cloud-Konto.
→ Schritt-für-Schritt-Anleitung
Welche Software eignet sich für einen Verein mit 3 Mitarbeitern?
Einmalige Einrichtung: 200–400 Euro. Monatliche Kosten: 0 Euro. Mitgliederverwaltung, Beitragserfassung und einfache Buchhaltung – auf eigenem Server.
→ Vereinssoftware ohne Abo im Blog
Wie organisiert eine Freiwillige Feuerwehr ihre Einsatzplanung digital?
Dienstpläne, Fahrzeugwartung, Ausrüstungsprüfung in einem System – auf eigenem Server, DSGVO-konform. ERPNext für Verwaltung + FreeTAKServer für die operative Lage.
→ Digitale Einsatzplanung für FF
Ich will DATEV kündigen. Was kommt danach?
Am besten zum Jahreswechsel mit 3 Monaten Vorlaufzeit. Kritischer Schritt: Datenexport – DATEV-Format ist proprietär und braucht Konvertierung.
→ DATEV kündigen: vollständiger Leitfaden
Kann eine kleine Arztpraxis DICOM-Bilder ohne Abo verwalten?
Ja. Nextcloud mit DICOM-Plugin – Röntgenbilder im Browser, kein separates PACS, keine monatlichen Kosten. Mini-Server reicht für kleine Praxen.
→ DICOM ohne Abo: Leitfaden für Praxen
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